マンション管理のかゆいところに手が届くサービス、
osumait（オスマイット）
2024.08.30
～多種多様な業務仕様に対応してきた独立系の管理会社が、現場の声を反映して作り上げた「マンション管理のDXトータルソリューション」で業務課題を解決へ～
クラシテ株式会社とシステムベンダーが共同開発したマンション管理のクラウドサービス「osumait（オスマイット）」の導入を、いち早く決定された沖縄県内でマンション管理業を行う 管理会社様にこれまで抱えてきた業務課題やosumait導入の決め手を伺いました。
マンション管理業務におけるシステム改革の必要性と障壁
－osumaitを導入するにあたって、御社が抱えられていたマンション管理における課題をお伺いできますか。
これまで利用してきた管理システムは、データの登録件数に制限がありオプションを追加することで対応可能ではあったものの、根本的な問題解決には至りませんでした。また、クラウドへデータベースを移行したものの、システムの互換性に問題があり、業務に制限が出てきました。このような不便さやシステムの動作速度の遅さが、サービスの切り替えを決意するきっかけです。
－マンション管理における課題について、社員の方からはどのような声があがっていましたか。
社員からは「入居者様とコミュニケーションできるアプリを導入したい」という要望がありました。
社内では賃貸部門においてペーパーレス化が進んでおり、契約などの手続きがデジタル化されています。一方で、マンション管理においては依然としてアナログな方法が多く、入居者様とのやり取りは紙ベースで行われていました。
現在も毎年受託件数は増加していて、1人のスタッフが担当する物件が増えることで、業務の負担が増大しています。このような状況を改善するためにも、管理業務の効率化や入居者様向けコミュニケーションアプリの導入を希望する声が高まっていたのです。
－マンション管理に関する課題を解決するために、新たなツールの導入など、ご検討されたことがあればお聞かせください。
実は、1年以上前から入居者様との新しいコミュニケーションの手法や、新しい管理システムの導入を検討していました。しかし、他社が提供しているコミュニケーションアプリを導入するにあたって既存の管理システムと同等の価格がかかることが予想されたため、段階的に進める方針が立てられました。
「導入しやすいオールインワンソリューション」であることがosumait導入の決め手
－さまざまなマンション管理業務のサポートシステムの中で、osumaitの導入を決めた理由を教えてください。
osumaitは、入居者様向けのコミュニケーションアプリや管理システムが連携し、1つになっているところが良いと思いました。アプリや管理システムを個別に契約するより、コストダウンにも繋がります。
当初は段階的にアプリや管理システムを導入する予定でしたが、osumaitなら他社の管理システムと同じぐらいの予算で、必要な機能を丸ごと導入できることになりました。
－管理業者として同業であるクラシテのサービスを使うことについて、抵抗はありませんでしたか。
むしろ、現場の声が反映されたマンション管理システムという点も、osumaitを選択した理由です。自分たちが「こんな機能があったらいいな」と思うような、かゆいところにまで手が届いていると思います。
同業者の立場から、利用方法を聞いたり困ったところを共有したりできるという安心感もあります。osumaitはまだまだ機能が進化し、サポートメニューが展開されていくということで、今後が楽しみです。
－すでに社内システムをお持ちとのことですが、クラウドを選ばれたのはなぜですか。
クラウドの方がスピーディーに導入できることが理由です。以前、システム移行した際には社員への負担が大きく、作業にかなりの時間がかかりました。
しかし、osumaitはデータの入れ換えがスムーズにでき、スピード感があることもメリットです。
osumaitの導入で業務効率化と社員の負担軽減に期待
－御社ではこれからosumaitの利用が始まるとのことですが、どのようなことを期待されていますか。
業務量が軽減されることを期待しています。電話対応からメッセージアプリを通じた対応に変えることで、入居者様とのやり取りが効率的になりますし、緊急性が高い業務を優先できるようになるでしょう。現場に出ている社員の負担も、大幅に軽減されると思います。
また、社員間での情報共有がスムーズに行えるようになり、トラブルが発生した際にも対応しやすいのではないでしょうか。
－業務負担が減ることで、社員の定着率向上にも寄与する可能性はありますか。
それはあると思います。フロント社員が退職すると、その他の社員が担当する物件が増えて、業務の負担も増大します。
osumaitによって業務がスムーズに進み、社員の負担を軽減できれば、人材の流出を防ぐことにも繋がるかもしれません。
また、アプリ上で入居者様とコミュニケーションできることで、社員の心理的な負担も軽減する可能性があります。
それでも人材確保は大変なので、将来的にはコンタクトセンター業務も、osumaitにまとめられると良いなと考えています。
osumaitは業務の負担軽減・効率化だけではなく人手不足の解決にも繋がる
osumaitは、会計と売上管理、物件管理を軸に、マンション管理業務に役立つさまざまな機能を備えたサービスです。
今回取材に応じていただいた管理会社様は、osumaitの導入によって入居者様とのコミュニケーションがスムーズになり、業務の効率化が図られることを期待されています。また、社員の業務負担が軽減され、より良い環境で働けるようになれば、社員の定着率向上も期待できるでしょう。
今後も、クラシテはosumaitを通じて、管理会社様を全力でサポートしてまいります。