しゃたくさんLiteでコスト削減・業務効率化。
期待以上の効果を実感しています！

2024年2月より『しゃたくさんLite』を導入いただいている北海道農業共済組合様。
本日は社宅管理の業務に携わる総務部の3名様にお話を伺いました。

北海道内に５つの統括センターを持つ北海道農業共済組合様。社宅の管理数は約660棟です。エクセルでの社宅の管理に限界を感じ、サービスの導入を検討されたのだそう。 「検討していたのが3社ありましたが、他の2社は初期費用やランニング費用が思っていたよりも大きくて。業務を全て預けられるのは魅力的でしたが、元々自分たちでできていたことですし、莫大な費用をかけて、思っていたものと違った場合のリスクが大きいなと考えました。その点、しゃたくさんLiteは必要な部分だけを委託することができるので、使いながらシステムに慣れていって、少しずつ次の段階に進める。イメージと違う場合には方向転換できる。そんなところが魅力でした。」

そう語ってくれたのは、メイン拠点となる札幌本所で実際にしゃたくさんLiteの操作に携わる佐藤様。

「５つの統括センターそれぞれに担当がいて、それまではエクセルで管理をしていました。ただ、やはり管理棟数が増えてくるとどうしても人為的ミスが発生してしまったり、各支所で運用に差が出てしまうこともあったんです。」
繁忙期は3、4月と9、10月。エクセルでの管理に限界を感じたことがきっかけで今回繁忙期前に導入に至りましたが、思いがけない効果があったと佐藤さんは言います。
「期待していたところ以外の場面で大きな効果がありました。」
大きかったのが、住宅の火災保険の契約内容。
「会社での火災保険のルールと大家さんから提案される保険の内容に相違あることが多かったのです。でも指定された火災保険に入らざるを得ず、また、地域によって保険の内容にも微妙に差があることも気になっていました。 それが今回しゃたくさんLiteを導入したことにより全社宅で会社のルールに則った必要最低限の火災保険に統一でき、かなりの保険料を削減することができました」

「しゃたくさんLite導入前は、１件１件色々な不動産会社に電話をしてやっと物件を見つけて、比較していました。支所が５つあるとは言っても北海道は広いので、1人で近隣の市町村も担当するのですが、遠いところだと約60km先など…　しかも田舎に行けば行くほど、希望の物件を見つけるのが難しいんですよね。それが導入後は、メール一本来て、返信して終わり。時間的にかなり削減されて、助かっています」
こう話してくれたのは、もともと支所で社宅管理の担当をされていて、この4月に本所に異動になった田口様。場所によっては、数十キロ離れた不動産会社に実際に足を運ぶこともあったのだとか。 「まだまだ田舎の方は直接電話をしなければ行けないケースもあるんですが、例えば函館市近郊であれば、良い物件が出てくるので、探しに行く必要が全くなくなりましたね。しかも対応も早く、翌日や二日後には新しい物件が紹介されていることも。何より提携している不動産会社が、丁寧にやってくれるところばかりなんです。」

「電話連絡や契約内容の確認など、これまでやっていた業務を委託できるだけでなく、払わなくて良い費用などもチェックしてくれるのも安心です」と佐藤さん。
「知識がないので、不動産会社に言われたことは聞き入れてしまう傾向にあったのですが、その点も、必要な部分、不要な部分をしっかりチェックしてくれるので、会社としてすごく安心だなと思います。」 手数料が新たな支出になると考えていた、代行サービス。しゃたくさんLiteの提携不動産会社だと仲介手数料等の割引があるので、代行サービスの手数料が発生しても、コストを抑えることができる点にも魅力を感じているそうです。

「昔はシンプルだった使用料の計算が、今は色々と煩雑になっていて。こういう場合には割引がきくとか、色々な規則がある中、エクセルでの管理にはやはり限界があります。まだまだ使いこなせていない機能もあるので活用していきたいですね。」しゃたくさんLiteに期待する点をお話くださったのは、竹田様。
物件ごとに異なる共益費や、北海道ならではの冬場の燃料代加算など、物件が増えれば増えるほど大変になる社宅管理。毎月の家賃支払い代行サービスについても、業務負担とコストを天秤にかけながら今後の活用を検討していきたいとのこと。 「色々な細かなサービスと料金形態があると、今後も必要なものを選んで導入しやすいのかなと思います。これからのサービスにも期待しています。」

組合等名：北海道農業共済組合（呼称：ＮＯＳＡＩ北海道）
所在地：北海道札幌市中央区北4条西1丁目1番地 北農ビル
代表者：組合長理事 岡田 恒博
設立：2022年4月（北海道内を事業区域とする１道１組合に変更）
事業内容：農業保険法に基づく農業保険事業
ホームページ：https://www.nosai-do.or.jp/