不動産情報の電子化が、社宅管理業務デジタル化の成否を握る
企業の社宅管理の情報は、現在、FAXやスキャンデータのメール送信、郵送など様々な形式で送られてきます。それらの情報を提供するのは、当社顧客企業の社員に社宅物件を仲介する日本社宅ネット加盟店などの不動産会社（仲介会社）です。仲介会社は社宅管理に必要な不動産情報を貸主から入手して当社へ送りますが、その際、貸主や管理会社がシステム上で管理している情報は、環境がそれぞれ異なるため汎用的な電子データとして利用できる状況ではありません。不動産業界でもデジタル化が進みつつあるものの、残念ながら電子データの流通にはもう少し時間がかかりそうです。
こうした背景から、当社では社宅管理に必要な情報について、人手を使ってテータ化することを基本の業務フローとしており、そこには多大な労力を投下しています。特に紙媒体は、送付漏れや誤送付、送付にかかる時問などが生じるため、人の目によるチェックや督促なども業務として付加されてしまいます。「様々な形態の情報を標準的な電子データに変換できる仕組みがあったら、どれほど業務は効率化するだろう。」それは、私たちが長年考えてきた生産性向上のキーソリューションでした。＂社宅管理業務のデジタル化＂の中で極めて重要でかつ入り口となる課題が、この不動産情報のスピーディーな電子化にあります。不動産業界全体で進みつつあるデジタル化に対してはその動向を注視しつつ、紙媒体中心の現状であっても生産性を高められる取り組みが必要だと、私たちは判断しました。
高度なミッションを達成するために、バートナーシップを組んで推進
今回のうるるBPO社との連携は、不動産情報のスピーディーな電子化を実現するためのものです。うるるBPO社は電子化に高度なノウハウを持つ企業です。社会のあらゆる分野でデジタル化が急速に進む中、同社は残存する紙媒体の情報を電子データに変換する事業を手がけており、多くの実績を有しています。その方法の特長は最新のテクノロジーと多様な働き手の融合にあり、極めて実践的でバフォーマンスの高いものであると考えています。そのノウハウを不動産業界のデジタル化に活かしてもらうため、業務提携を決定しました。
当社で利用する不動産情報は、賃貸借契約書や重要事項説明書、間取り図などです。また、不動産情報以外にも企業や不動産会社とやり取りをする専用帳票などがあります。これらの中で、郵送やFAX受信、またはスキャンデータとして受け取るものについて、うるるBPO社に電子データ化を依頼します。先述したように、当社が受け取る情報は不動産事業者によって千差万別のため、それらを電子化しデータペース化するには、大量の情報を使って試行錯誤を繰り返す必要があり、Alなどの最新テクノロジーを駆使するとともに、システムと人手の最適な役割分担を決める必要があります。それは、非常に高度なミッションです。しかし、当社には過去から現在に至るまでに蓄積された、大量の社宅契約にまつわる多種多様な書類やデータがあります。そして、それをどのようにデータベース化すれば、その後の利用価値が高まるかの知見もあります。もちろん、当社の取引先の皆さまにも広く協力を仰ぎながら、実現スピードを上げていこうと考えています。すぐにゴールに行きつけるかどうかはわかりませんが、デジタル化に向けたキーとなるこの取り組みに全力で取り組んでいきます。
不動産情報の電子化を通じて、不動産事業者の人手不足解消や働き方改革に貢献
現在、不動産業界ではデジタル化の波が勢いを増しており、一部の事業者の間ではIT重説（重要事項説明書）や電子契約が普及しつつあります。一方で、不動産事業者の数は多く、法人だけでも約34万社あるといわれています。（公益財団法人不動産流通推進センター「2020不動産業統計集』より）契約書の条文や重要事項説明書などは、記載内容、記載箇所、出力される用紙の大きさに至るまで、不動産事業者ごとに表現方法は千差万別です。また、不動産は立地や建物のグレードなどの賃料に影響する＂物件の競争力＂と、それを＂取り扱う事業者の規模”に必ずしも相関関係があるわけではないため、企業が選定する社宅物件の貸主は個人から大手の不動産会社まで多岐にわたります。それらの事情を勘案すると、ここ数年で約34万社ある事業者が足並みをそろえて電子化のために連携することは容易ではありません。
当社のように、不動産情報のデータ化を行っている不動産事業者は既に数多くあります。私たちはこの取り組みの成果物を当社の効率化のためだけに使うのではなく、広く不動産業界全体で利用してほしいと考えています。それによって、不動産事業者の人手不足解消や働き方改革に貢献したい。そしてもちろん、データ化により社宅管理業務のデジタル化をスムーズに進め、不動産事業者を含むステークホルダー全体の最適化も回っていきます。