コスト削減と業務効率化を実現。
初めてでも安心のサポート

社宅に関するサービスを提供し続けてきた日本社宅サービス。今回、新たな社宅管理システム『しゃたくさんLite』を開発しました。クラウドで社宅業務を管理でき、業務効率化やコスト削減、シンプルな操作とデータ管理が叶う社宅管理システムです。

単なる社内用の管理システムだけではなく、またアウトソーシングだけでもない、いいとこどりができるクラウドサービスとして、社宅業務の最適化が図れる本サービス。実際にどのような導入メリットや事例があるのでしょうか。

そこで今回は、『しゃたくさんLite』を導入いただいた株式会社エイアンドティー様・経営管理本部の菅原様と横田様よりサービスに関する率直なご意見を伺いました。導入前と導入後の変化、実際の使い心地についても語っていただきます。

－本日は、よろしくお願いします。まず最初に『しゃたくさんLite』を導入いただく以前は、どのように社宅管理業務をされていたのか。そこからお話を伺えますか。

以前は、別のシステムを使用しつつ、Excelや紙も併用して管理をしていました。そのため契約内容・初期費用の金額・物件名・保険の契約内容など、多岐にわたる情報管理が煩雑になってしまっていて。特にシステム入力の操作が複雑だったり制限があったりして、データの抽出や確認にかなり時間がかかっていました。

時間がかかる、といえば仲介会社さんとのやり取りも、もう少し効率化できないかと課題を感じていました。というのもこれまでは、Excelでのデータ管理をベースに、仲介会社さんとはメールや電話、FAXでやり取りをしていたのです。ただ仲介会社さんの定休日が、火曜日・水曜日であることも多く、契約書の修正依頼や入金のやり取りをする営業日が限られていて。件数が多いと業務がひっ迫しますし、急ぎの入金対応などが発生すると他部署へも迷惑をかけてしまって、かなり余裕のない中で社宅管理業務を行っていたと思います。

－そうだったのですね。そこからどのように『しゃたくさんLite』を導入いただいたのでしょうか。

長年日本社宅サービス様の引っ越しサービスを利用していたこともあり、引っ越しと社宅管理が紐付けられる点にメリットを感じたのが最初のきっかけです。決め手となったのは、「コストダウン」ですね。経費削減も課題の一つだったので、これまで使用していたシステムと『しゃたくさんLite』を比べたときに相当なコストダウンになることがわかり、導入に至りました。

それ以外にも、使いやすさによる「効率化」も図れるとわかったのも大きいです。

－使いやすさ、ですか。

はい、『しゃたくさんLite』はシステムのなかで一括管理ができ、操作メニューも一覧になっているので、シンプルで使いやすく管理がしやすいです。

以前は台帳を確認する際に、別メニューの画面から入らなければならなかったり、一度に複数の画面を開いて操作する必要がありました。小さなことですが、積み重なると膨大な時間を要してしまいます。でも『しゃたくさんLite』であれば、過去のデータや金額などあらゆる情報を一括で確認できるので助かっています。ボタンの位置がわかりやすい、画面が見やすい、すぐにデータが見られる・簡単に出力できる、など些細な使いやすさが嬉しいですね。

また仲介会社さんとのやり取りも、日本社宅サービス様にて代行していただけるのでかなり業務量が軽減されました。ちょうど今、弊社は採用にも力を入れているため社宅業務の量も増えています。一度に数十件の社宅管理を同時進行で進めることもあるため、以前のままメールや電話、FAXのやり取りを一件ずつ行っていたら対応しきれなかったかもしれません。働く上での精神的なゆとりも生まれましたし、他部署からも「負担が軽減された」という声が上がっています。

－ありがとうございます。他にも、実際に導入をして良かったと思う点はありますか？

導入後のサポート体制が充実している点も、助かっています。『しゃたくさんLite』は基本的には感覚的に使いこなせるシンプルな操作ですが、慣れないうちはどうしても入力につまづくこともありました。そういうときでもマニュアルが完備されているので、少し調べれば自分たちで解決できてとても便利です。またお問い合わせ窓口も設置されているため、複雑な相談事項であればそちらを利用しています。

何より営業の担当者さんが、「いつでもご相談ください。お任せください」と電話もしくはメールで丁寧にご対応くださるので、サービスを利用する上での安心感につながっています。もし不在であっても、別の担当者さんがお電話口で的確に回答くださるので、困ったことがあっても業務に支障をきたすことなくスムーズな運用が叶っています。

－システムの改善点についても、忌憚のないご意見をお聞かせてください。

コストダウンと業務効率化が実現し、サポート体制も充実しているので、今現在は大きな改善点は見当たらないのですが、もし可能であれば細かい部分もご相談できたら嬉しいです。

システム入力のコメント欄が文字数オーバーになってしまうことが多く、現在は言い回しなどを工夫してなんとか収めている状況なので、もう少し欄を増やしていただけたらより使いやすいです。あとは、契約書の最終版のアップロードを台帳に残す作業も代行していただけたら、在宅ワークの際もスムーズに原本確認ができて有難いです。

本当にそれくらい……ですかね。現状にとても満足しています。他の業務に関しても御社にお任せできたらと思っているので、また依頼をさせてください。

－貴重なご意見を、ありがとうございました。今後もより、御社の社宅管理業務に貢献できるようサービス向上と改善に努めてまいります！本日はありがとうございました。

会社名：株式会社エイアンドティー
所在地：神奈川県横浜市神奈川区金港町2番地6 横浜プラザビル
代表者：渡邊 達久
設立：1978年５月
事業内容：臨床検査情報システム・検体検査自動化システム・検体検査装置・臨床検査試薬の製造・販売
ホームページ：https://www.aandt.co.jp/